L’assureur garantit toujours le remboursement :
• Tous les frais d’annulation, à l’exception de la prime, de la franchise par personne et des frais de dossier par personne, si vous annulez avant la date de départ OU
• Tous les frais de modification, à l’exception de la prime, de la franchise par personne et des frais de dossier par personne, si vous modifiez votre voyage avant la date de départ.
Dans les cas suivants:
• Maladie, accident ou décès de la personne inscrite pour le voyage, son conjoint ou cohabitant légal, les parents ou alliés jusqu’au deuxième degré, le(s) beau(x)-frère(s), la (les) belle(s)-sœur(s), la belle-mère, le beau-père, le(s) demi-frère(s), la (les) demi-sœur(s) et les enfants mineurs de sa famille recomposée.
• Grossesse, si la personne inscrite pour le voyage (1) n’était pas encore enceinte au moment de la réservation de ce voyage et (2) que le voyage a lieu durant le dernier trimestre de la grossesse. Le remboursement est également garanti lorsque surviennent des complications imprévues liées à la grossesse de la personne inscrite pour le voyage et lorsque surviennent des complications imprévues liées à la grossesse de la partenaire qui ne participe pas au voyage.
• Licenciement avec résiliation du contrat de travail à durée indéterminée de la personne inscrite pour le voyage, excepté en cas de licenciement pour motif grave.
• Nouveau contrat de travail pour au moins 3 mois, si la personne inscrite pour le voyage est inscrite comme demandeur d’emploi auprès des organismes compétents.
• Dégâts importants aux biens immobiliers de la personne inscrite pour le voyage. Ces dégâts doivent être tels qu’ils requièrent sa présence.
• Convocation de la personne inscrite pour le voyage ou son conjoint ou cohabitant légal (1) pour une transplantation d’organe (le certificat médical doit mentionner l’impossibilité de voyager), (2) pour l’adoption d’un enfant (l’enfant arrive dans la famille un mois avant, pendant ou un mois après le voyage), (3) pour une mission militaire inattendue, (4) en tant que membre du jury lors d’un procès d’assises.
• Disparition ou enlèvement de la personne inscrite pour le voyage, de parents ou apparente jusqu’au deuxième degré ou du conjoint ou cohabitant légal.
Les motifs susmentionnés s’appliquent également au compagnon de voyage qui s’est inscrit en même temps au voyage.
La maladie et/ou l’accident doivent être constatés par un médecin agréé. Il détermine si le contrat conclu doit être cassé pour raison médicale.
• Maladie : atteinte à la santé
• Accident : lésions corporelle
Le remboursement des frais d’annulation ou de modification n’est pas garanti si vous êtes contraint d’annuler ou de modifier votre voyage pour les raisons suivantes :
• Maladies dues à l’alcoolisme, à l’usage de stupéfiants.
• Maladies ou accidents qui ne peuvent être avérés par examen médical ou qui ne s’accompagnent pas de symptômes objectifs permettant d’établir un diagnostic formel.
• Maladies déjà connues ou qui ont déjà donné lieu à des plaintes au moment de la réservation.
• Maladies tuberculeuses, maladies mentales et état dépressif.
• Épidémies (également sur place).
• Conséquences d’attaque ou de rayonnement nucléaires.
• Guerre, grève, émeutes, guerre civile ou actes de violence d’inspiration collective, sauf si vous pouvez démontrer que l’annulation n’a aucun lien avec ces événements.
• Actes délibérés tels qu’un suicide.
• Catastrophes de nature.
• Vous devez tout mettre en oeuvre afin de limiter au maximum les frais d’annulation ou de modification. Informez votre organisateur de voyages dès qu’un évènement pourrait correspondre à un motif d’annulation ou de modification de votre voyage.
• Adressez une déclaration écrite dans les 7 jours à Westservice NV, Ezelstraat 43 à 8000 Brugge. Téléphone +32(0)50 33 52 49. Fax +32(0)50 33 12 17. E-mail: info@westservice.be.
• Suivez les instruction de votre régulateur de sinistres et fournissez tous les renseignements et/ou documents qu’il vous demande.
• Consentez à ce que votre assureur puisse vous faire passer un contrôle médical ainsi qu'accéder à votre dossier médical en cas d’accident ou de maladie.
• En cas des plaintes éventuelles, adressez-vous en premier lieu à votre gestionnaire de dossier. Vous pouvez trouver ses coordonnées dans la correspondance du régulateur de sinistres. Si cela ne suffisait pas, vous pouvez alors vous adresser également au service clientèle de l’assureur qui, en Belgique, est représenté par Westservice NV, service de gestion des plaintes, Ezelstraat 43 à 8000 Brugge. Téléphone +32(0)50 33 52 49. Fax +32(0)50 33 12 17. E-mail: klachten@westservice.be. Mentionnez à chaque fois votre numéro de réservation dans votre plainte. Cela lui permettra de réagir plus rapidement.
• Westservice examine votre plainte dès réception de celle-ci. Vous recevrez une réponse dans les deux semaines qui suivent la réception. Si Westservice est dans l’impossibilité de vous répondre dans ce délai, il vous avisera alors du délai d'attente de leur réponse.
• Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre plainte, vous pouvez vous adresser à l’Ombudsman des Assurances par le biais du formulaire standard sur le site Internet www.ombudsman.as, ou par e-mail à l’adresse info@ombudsman.as, par fax au numéro +32 (2) 547 59 75 ou par courrier adressé à Ombudsman des Assurances, Square De Meeûs 35, 1000 Bruxelles. Mentionnez à chaque fois votre numéro de réservation.
• Cette procédure de plainte ne porte en rien préjudice à la possibilité d’une action en justice. L’assurance annulation relève de la législation belge. Seuls les tribunaux belges sont compétents. L'actif de cellule de gestion des assurances doit être mis en oeuvre en vue de la responsabilité de ladite cellule. L’assureur prend automatiquement votre défense et obtient le dédommagement des frais des tiers responsables.
• Le délai de prescription de toute action dérivant du contrat d’assurance est de trois ans. Le délai court à partir de la date de l’événement qui donne ouverture à l’action.